Obowiązki firmy delegującej pracowników do Francji w 2021 r.

Prawo pracy we Francji jest najbardziej restrykcyjne w Europie, a walka z nielegalnym zatrudnieniem i tzw. socjalnym dumpingiem jest jednym z priorytetów tamtejszego rządu. Zgodnie z unijnymi danymi, Polska jest w czołówce, jeśli chodzi o państwa wydające, czyli poświadczające, formularze A1. Tylko w 2019 r. takich formularzy wydano w naszym kraju 646 tys. Dla porównania, w 2018 r. – ponad 605 tys., w 2017 – 573 tys. Liczba wynajmowanych pracowników z Polski jest naprawdę imponująca, dlatego też warto zapoznać się z najnowszymi przepisami i obostrzeniami, żeby nie narazić się francuskim władzom.

Zastosowanie zasad delegowania jest możliwe tylko w przypadku spełnienia kilku wymogów. Przede wszystkim należy pamiętać, pracodawca powinien posiadać regularną działalność w Polsce lub innym kraju, z którego deleguje pracowników. Obie strony - pracodawca i osoba zatrudniona - powinna posiadać umowę o pracę, która musi być ważna przez cały okres delegowania. Warto zaznaczyć, że pracownik delegowany jest pracownikiem oddelegowanym tymczasowo, co oznacza, że musi mieć miejsce świadczenia na terenie Polski.

Kiedy możemy mieć do czynienia z delegowaniem? Po pierwsze, w przypadku realizacji umowy o świadczenie usług na rzecz odbiorcy usługi mającego siedzibę lub wykonującym działalność we Francji. Po drugie, w przypadku mobilności wewnątrz przedsiębiorstw oraz po trzecie - w chwili, kiedy agencja pracy tymczasowej oddelegowuje do pracy we Francji pracowników tymczasowych.

Obowiązki firmy delegującej pracowników

Chcąc oddelegować pracowników do Francji, każdy pracodawca powinien dopełnić koniecznych formalności. W tym zakresie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, ale w niektórych przypadkach również francuskiego. Formalności są następujące:

1. Przygotowanie dokumentów kadrowych (umowa o pracę lub aneks eksportowy, A1, wymagane badania, zaświadczenia, tłumaczenia dokumentów na j. francuski).
2. Złożenie deklaracji do francuskiej Inspekcji Pracy.
3. Wyznaczenie przedstawiciela.
4. Złożenie wniosku o kartę identyfikacji zawodowej (obowiązuje w branży budowlanej i sektorze robót publicznych).
5. Przystąpienie do kasy urlopów i ubezpieczenia przestojów w pracy (w branży budowlanej i robót publicznych).
6. Przechowywanie dokumentacji dotyczącej oddelegowanych pracowników i prowadzonej działalności.
7. Udostępnianie dokumentów oddelegowanych pracowników na żądanie Inspekcji pracy.
8. W przypadku agencji pracy tymczasowej - szereg formalności dotyczących wyłącznie danego podmiotu.
9. Weryfikacja obowiązków podatkowych po spełnieniu kilku wymaganych przesłanek (w stosunku do firmy – ustalenie tzw. zakładu stałego, w stosunku do pracownika – ustalenie tzw. rezydencji podatkowej).

 

Pracownicy z państw trzecich. Osoby z państw spoza UE muszą posiadać zezwolenie na pracę we Francji. Zezwolenie nie jest jednak potrzebne, jeśli taka osoba już je posiada w Polsce.

Zaświadczenie A1. Pracownicy delegowani powinni legitymować się również zaświadczeniem A1. Dokument potwierdza ich przynależność do określonego systemu ubezpieczeń społecznych.

Wyjątki. Pracodawcy delegujący do Francji w ramach własnej działalności - na przykład w celach biznesowych, promocyjnych, marketingowych, na własny rachunek - są zwolnieni z dwóch podstawowych obowiązków: składania deklaracji o delegowaniu do Inspekcji pracy oraz wyznaczania przedstawiciela. Niemniej jednak na wniosek Inspekcji należy przedstawić do urzędu odpowiednie dokumenty.

Dokumenty pracowników delegowanych

W okresie trwania delegowania pracodawca lub przedstawiciel we Francji musi prowadzić i przechowywać dokumenty pracowników. Są to:

1. Dokumenty pracowników: zezwolenie na pracę (jeśli pracownicy nie są obywatelami państwa członkowskiego Unii Europejskiej), dowód badania lekarskiego (badanie można wykonać w kraju pochodzenia lub we Francji), dokument potwierdzający wypłatę wynagrodzenia minimalnego, ewidencja czasu pracy.
2. Dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności w Polsce: umowa o pracę (lub inny dokument, potwierdzający, że Polska jest krajem świadczenia głównej pracy), dokument potwierdzający prawo stosowane do zawieranych umów, ewidencja liczby umów.

Deklaracja przed oddelegowaniem pracowników do Francji

Zanim pracodawca rozpocznie oddelegowanie, musi złożyć we francuskiej Inspekcji pracy oświadczenie (deklarację) o delegowaniu. Oświadczenie należy złożyć w systemie SIPSI.

Uwaga! W przypadku odwołania lub zmiany daty oddelegowania należy unieważnić lub dokonać korekty deklaracji na stronie systemu SIPSI.

Co musi zawierać deklaracja?

Oświadczenie musi zawierać następujące informacje:

1. W ramach świadczenia usług przez firmy delegujące: dane o przedsiębiorstwie polskim i francuskim (podmiot delegujący i zatrudniający) oraz przedstawicielu, dane o pracownikach, czasie pracy, miejscu zakwaterowania, informacje o zasadach ponoszenia kosztów służbowych i zabezpieczeniu społecznym.
2. W ramach udostępnienia pracowników przez agencje pracy:  dane o przedsiębiorstwie, instytucji udzielającej gwarancji finansowej, przedstawicielu i firmie zatrudniającej, informacje o czasie pracy, miejscu zakwaterowania, zasadach ponoszenia kosztów służbowych i zabezpieczeniu społecznym.

W przypadku, gdy czas trwania oddelegowania przekracza 12 miesięcy, firma, która nie zamierza odstąpić od stosowania statusu pracownika oddelegowanego długoterminowo na okres nie dłuższy niż 6 dodatkowych miesięcy, musi wypełnić deklarację oddelegowania. Należy to zrobić za pośrednictwem SIPSI. W dokumencie należy wykazać czas trwania odstępstwa i uzasadnić daną czynność. Należy tego dokonać przed upływem 12 miesięcy oddelegowania. W przeciwnym razie od kolejnego miesiąca względem pracowników będą stosowane warunki zatrudnienia właściwe dla ustawodawstwa francuskiego.

Zastąpienie pracownika. W sytuacji, kiedy osoba oddelegowana zostaje zastąpiona innym pracownikiem, okres delegowania do pracy na tym samym stanowisku nie ulega zmianie. To znaczy, że czas pracy trwa w dalszym ciągu.

Przedstawiciel we Francji

Firma delegująca pracowników do Francji jest zobowiązana do wyznaczenia osoby do kontaktów z tamtejszymi organami. Przedstawiciel musi przebywać na terenie Francji przez okres wykonywania świadczenia oraz posiadać dostęp do wszystkich dokumentów, dotyczących delegowanych pracowników. Do jego obowiązków należy m.in. kontakt z francuskimi służbami i urzędami: Inspekcją pracy, Urzędem Skarbowym, Służbą Celną, policją itd.

Wyznaczenie przedstawiciela stanowi deklaracja w SIPSI. Nie ma żadnych wymagań co do osoby przedstawiciela, może nim zostać, na przykład, jeden z delegowanych pracowników, kancelaria prawna posiadająca pełnomocnictwo, klient firmy itd.

Ważne jest, aby:

1. Przedstawiciel przebywał na terenie Francji przez cały okres delegowania.
2. Osoba reprezentująca polskie przedsiębiorstwo znała biegle język francuski.

Wyjątek. W przypadku delegowania na rachunek własny nie ma obowiązku wyznaczenia przedstawiciela.

Odpowiedzialność przedstawiciela. Przedstawiciel na ogół nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za niedopełnienie obowiązków.

Mandaty. W przypadku niewyznaczenia przedstawiciela grozi kara w postaci 4 tys. euro za każdego delegowanego pracownika oraz 8 tys. euro w przypadku powtórnego naruszenia popełnionego w ciągu dwóch lat. Łączy wymiar kary nie może przekroczyć 500 tys. euro.

Karta identyfikacji zawodowej

Firma budowlana lub kierująca robotami publicznymi jest zobowiązana o wystąpienie wniosków dla pracowników delegowanych. Są to tzw. Karty identyfikacji zawodowej, czyli BTP. Obowiązek ten dotyczy również przedsiębiorstw, które korzystają z tymczasowych pracowników.

Wniosek o kartę składa pracodawca stronie internetowej Carte BTP. Karta jest wydawana przez Związek Francuskich Kas (UCF). Należy to zrobić przed oddelegowaniem i dla każdego z pracowników. Tę deklarację składa się po złożeniu deklaracji delegowania za pośrednictwem SIPSI.

Karta jest ważna przez cały okres trwania umowy o pracę. W przypadku pracowników tymczasowych - przez 5 lat, a w przypadku osób delegowanych - przez okres trwania delegowania.

W przypadku agencji pracy tymczasowej, wniosek o wydanie karty BTP jest składany nie przez pracodawcę, ale przez przedsiębiorstwo użytkujące. Wniosek należy złożyć na stronie internetowej Carte BTP.

Mandaty. Za brak zgłoszenia pracownika grozi grzywna 2 tys. euro za każdego pracownika. Za każde niedopełnienie obowiązku zapłacimy 4 tys. euro. Łączy wymiar kary nie może przekroczyć 500 tys. euro.

Kasy urlopów i ubezpieczenia przestojów

Polski pracodawca, będący uczestnikiem sektora budowlanego, publicznego lub rozrywkowo-artystycznego musi przystąpić do kas urlopów właściwych dla konkretnych zawodów. Celem tego obowiązku jest m.in. opłacanie składek na poczet należności w razie niesprzyjających warunków pogodowych oraz z tytułu urlopów.

Do jakich kas należy przystąpić:

1. W przypadku firm budowlanych: do kasy urlopów i ubezpieczenia przestojów w pracy związanych z niesprzyjającą pogodą odpowiednio do miejsca wykonywania pracy.
2. W przypadku firm z sektora robót publicznych: do Krajowej Kasy Przedsiębiorstw Sektora Robót Publicznych (CNETP).
3. W przypadku przedsiębiorstw z sektora rozrywkowego: do specjalnych kas właściwych dla danego sektora.

Zwolnienie z obowiązku. Z tego obowiązku są zwolnione firmy, które już należą już do jakiejś kasy lub do równoważnego systemu w kraju pochodzenia.

Mandaty. W przypadku nieprzestrzegania obowiązku przynależności do kasy grozi popełnienie występku 5. stopnia w liczbie odpowiadającej liczbie pracowników.

Obowiązki agencji pracy tymczasowej

Agencje pracy tymczasowej oprócz obowiązków standardowych, dotyczących firm delegujących, podlegają również dodatkowym obostrzeniom i nakazom. Muszą w pierwszej kolejności stosować wszystkie francuskie przepisy dotyczące pracy tymczasowej, w szczególności zasady dotyczące dozwolonych przypadków korzystania z rozwiązania w postaci pracy tymczasowej, umów zlecenia oraz umów o udostępnienie pracowników.

Warto zaznaczyć, że pracownicy tymczasowi mają w pełni te same prawa, co pozostałe osoby delegowane do Francji. Niezależnie od tego, czy dotyczą czasu pracy, czy wynagrodzenia. A ponieważ wypłata musi być równa wynagrodzeniu lokalnemu, pracownikom przysługuje im dodatek z tytułu zakończenia świadczenia pracy (wyjątek stanowią osoby posiadające umowę na czas nieokreślony w państwie ich pochodzenia).

Dodatkowe obowiązki. Należy pamiętać, że pracownicy tymczasowi muszą być wymienieni w jednolitym rejestrze personelu francuskiego przedsiębiorstwa oraz uwzględnieni w jego ogólnej liczbie osób zatrudnionych.

Gwarancje finansowe. W celu zabezpieczenia wypłat agencja musi wykazać gwarancję finansową. Musi ona zawierać nazwę przedsiębiorstwa będącego gwarantem oraz dane adresowe, datę wejścia gwarancji w życie, termin obowiązywania, nazwę agencji i kwotę będącą przedmiotem gwarancji. Gwarancja finansowa może mieć wyłącznie formę poręczenia udzielonego przez towarzystwo poręczeń wzajemnych, towarzystwo gwarancji zbiorowych, towarzystwo ubezpieczeń, bank lub organizację finansową uprawnioną do udzielania poręczeń.

Kwota gwarancji finansowej. Suma musi w pełni pokrywać wynagrodzenia, dodatki i należności dla pracowników tymczasowych, w tym świadczenia z tytułu zakończenia świadczenia pracy oraz należność za niewykorzystany urlop. Jej wysokość jest obliczana procentowo na podstawie obrotu rocznego danego przedsiębiorstwa. Nie może ona być jednak niższa niż minimum ustalane corocznie w dekrecie, przy uwzględnieniu średniej ewolucji wynagrodzeń.

Mandaty. W przypadku nieprzestrzegania wyżej wymienionych przepisów agencja podlega grzywnie w wysokości 3750 euro oraz 7 tys. euro i 6 miesięcy pozbawienia wolności w przypadku recydywy.

Przestrzeganie francuskiego Kodeksu pracy

Polskie firmy, delegujące pracowników do Francji, muszą przestrzegać tamtejszego kodeksu pracy. A ponieważ przepisy we Francji są niezwykle restrykcyjne, z całą stanowczością zalecamy zapoznać się z następującymi przepisami:

• indywidualne i zbiorowe prawo pracy,
• prawo równouprawnienia
• regulacje urlopów macierzyńskich i ojcowskich,
• prawa do strajków i manifestacji,
• przepisy czasu pracy.

Płaca minimalna we Francji

Pracodawca jest zobowiązany do wypłacania wynagrodzenia osobom delegowanym nie niższego niż tamtejsza płaca minimalna. W 2021 r. stawka godzinowa wynosi 10,25 euro brutto. W przypadku rozliczenia miesięcznego za 151,67 godzin. wynagrodzenie minimalne wynosi 1 554,58 euro.

Wyjątek stanowi przypadek stosowania układu zbiorowego pracy - wówczas stosuje się osobne wynagrodzenie, które jest wyższe od płacy minimalnej.

Stawka godzinowa we Francji ulega zwiększeniu każdego roku. Aktualne dane na ten temat można znaleźć na stronie SMIC Horaire.

Więcej informacji na temat stawek, składowych oraz rozliczenia za nadgodziny jest w artykule Płaca minimalna we Francji. O zmianach stawek w przypadku branży transportowej można przeczytać w tekście Zmiana stawki minimalnego wynagrodzenia dla kierowców.

Nowelizacja przepisów delegowania 30 lipca 2020 roku

Celem nowelizacji przepisów było stworzenie wspólnych ram dla zasad oraz mechanizmów kontroli firm delegujących pracowników do Francji, zasad delegowania oraz warunków pracy i wysokości wynagrodzenia. W związku z tym władze Francji wprowadziły liczne zmiany, które dotyczą zasad wynagradzania oraz okresu oddelegowania do innego państwa członkowskiego.

Zgodnie z nowymi przepisami, delegowanemu pracownikowi należy zapewnić:

• maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku;
• minimalny wymiar płatnego corocznego urlopu wypoczynkowego;
• wynagrodzenie, wraz ze stawką za nadgodziny;
• warunki wynajmu pracowników, w szczególności przez agencje zatrudnienia tymczasowego;
• zdrowie, bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy;
• środki ochronne stosowane w odniesieniu do warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;
• równość traktowania, stosowanie się do przepisów w zakresie niedyskryminacji;
• warunki zakwaterowania pracowników, w przypadku gdy jest ono zapewniane przez pracodawcę pracownikom znajdującym się daleko od ich normalnego miejsca pracy;
• stawki dodatków lub zwrot wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych.

Bardziej szczegółowe informacje o nowych zasadach delegowania znajdują się w darmowym poradniku “Delegowanie pracowników po 30 lipca 2020 r.” (wystarczy kliknąć poniższy baner).