Delegowanie pracowników do Francji. Prawa i obowiązki francuskiego zleceniodawcy

W ciągu ostatnich kilku lat Francja wprowadziła wiele zmian do kodeksu pracy i zasad delegowania pracowników. Dotyczą one m.in. swobody wyboru przyszłości zawodowej i wzmocnienia walki z nielegalnym zatrudnieniem. Nie obowiązują jednak tylko polskich firm - zleceniodawcy z Francji również są objęci licznymi restrykcjami. W niniejszym tekście omówimy wszystkie obowiązki francuskiego zleceniodawcy względem polskiego przedsiębiorcy.

Przypomnijmy, jakie zmiany zostały wprowadzone w prawie francuskim w przypadku pracowników delegowanych. Najważniejszą dla polskich przedsiębiorców zmianą jest wprowadzenie nowego typu przestępstwa pracy nielegalnej. Oznacza to, że pracodawca z Polski naraża się na sankcje w przypadku, gdy powołuje się na delegowanie w sytuacji, kiedy faktycznie mamy do czynienia z zatrudnieniem francuskim, ponieważ z uwagi na ilość umów i wysokość obrotów we Francji, należałoby uznać, że firma zagraniczna prowadzi stałą i zwyczajową działalność w tym kraju.

Prawo francuskie znacznie się w tym przypadku zaostrza, wprowadzając ograniczenie czasowe pobytu na danych warunkach dla delegowanego pracownika. Taki pobyt nie może przekroczyć dwunastu miesięcy, a przedłużyć go można jedynie na wniosek pracodawcy, który rozpatrywany jest indywidualnie przez odpowiednie organy (wtedy wynosi maksymalnie do miesięcy osiemnastu). Warto również wspomnieć, iż definicją pracownika delegowanego jest osoba zatrudniona poza terytorium Francji, która została wysłana w celu wykonywania swoich obowiązków tymczasowo poza granicami swojego kraju (w tym przypadku we Francji).

Delegowanie pracowników - obowiązki francuskiego zleceniodawcy

Przed rozpoczęciem oddelegowania należy się dokładnie sprawdzić, czy polski pracodawca delegujący swoich pracowników do Francji dopełnił wszystkich niezbędnych formalności i obowiązków. Do jednych z podstawowych jego zadań należy dokonanie kontroli, czy pracownicy delegowani zostali odpowiednio zgłoszeni do francuskiej Inspekcji Pracy przez platformę internetową SIPSI, w której wskazano reprezentanta przedsiębiorstwa we Francji (z wyjątkiem branży transportowej, we wszystkich innych przypadkach reprezentantem może być nawet pracownik lub dyrektor firmy). W tym zakresie powinien zażądać od polskiego zleceniobiorcy potwierdzenia odbioru deklaracji SIPSI.

>>> Więcej o obowiązkach polskich firm delegujących pracowników do Francji.

Z obowiązku wysyłania deklaracji w SIPSI i posiadania reprezentanta są zwolnione następujące grupy zawodowe (pod warunkiem jednak, że czas pobytu we Francji nie przekracza 12 miesięcy):

• artyści,
• praktykanci w trakcie mobilności międzynarodowej,
• sportowcy i towarzyszący im członkowie zespołów,
• oficjalni delegaci,
• badacze lub wykładowcy oraz prelegenci podczas kolokwiów, seminariów i wydarzeń o charakterze naukowym,
• stażyści.

Oddelegowanie na własny rachunek. W przypadku oddelegowania na własny rachunek, pracodawca nie jest zobowiązany do składania deklaracji ani posiadania reprezentanta we Francji.

Oddelegowanie w celu krótkoterminowego świadczenia usług. W danym przypadku pracodawcy są również zwolnieni z obowiązku składania deklaracji w systemie SIPSI oraz posiadania reprezentanta. Warto jednak pamiętać, że krótkoterminowe świadczenie usług we Francji posiada określone ramy czasowe, określone w Rozporządzeniu z 4 czerwca 2019 r. i zawierające wykaz działalności wymienionych w artykule L. 1262-6 Kodeksu pracy.

Podwykonawcy bezpośredni i pośredni oraz agencje pracy tymczasowej. Obowiązek zleceniodawcy dotyczący upewnienia się, czy deklaracja została złożona ma zastosowanie do:

• Każdego bezpośredniego lub pośredniego podwykonawcy. W momencie zawarcia umowy wykonawca powinien zaakceptować każdego z tych podwykonawców oraz przyjąć warunki płatności obowiązujące dla każdej umowy podwykonawstwa.
• Agencji pracy tymczasowej lub podmiotu, funkcjonującego w charakterze agencji pracy.

Do ważnych obowiązków francuskiego zleceniodawcy należy przeprowadzenie kontroli dokumentacji, związanej z pracownikami delegowanymi. Firma zatrudniająca polskich pracowników musi sprawdzić:

• wynagrodzenie osób delegowanych do pracy we Francji, szczególnie czy otrzymują oni zapłatę zgodnie z obowiązującymi stawkami minimalnymi,
• warunki zakwaterowania pracowników delegowanych; tu zwraca się uwagę na jakość lokalu i warunki zamieszkania;

Uwaga! Zleceniodawca musi zgłosić do francuskiej Inspekcji Pracy każdy wypadek nie później niż w ciągu 48 godzin.

Następnie zleceniodawca z Francji musi dokonać kilku istotnych formalności:

1. Wykazać liczbę przyjętych pracowników delegowanych (osoby delegowane są traktowane jako pełnoprawni pracownicy firmy i muszą być wykazani w bilansie spółki);
2. Załączyć do rejestru pracowników wszystkie zgłoszenia osób delegowanych z zagranicy;

Wysokość minimalnego wynagrodzenia osób delegowanych

Francuscy zleceniodawcy są odpowiedzialni za to, by polscy kontrahenci, podwykonawcy lub kontrahenci podwykonawców przestrzegali warunków wypłacania aktualnie obowiązującej stawki minimalnego wynagrodzenia.

Francuskie organy kontrolne nadzorują przestrzeganie wypłacania odpowiedniego wynagrodzenia i w przypadku wykrycia naruszeń, powiadamiają o tym zleceniodawcę z Francji. W danym przypadku zleceniodawca jest zobowiązany do wezwania kontrahenta z Polski do niezwłocznego uregulowania świadczeń oraz zaprzestania nielegalnych praktyk w przyszłości.

Pracodawca oddelegowujący pracowników w ciągu 7 dni musi poinformować zleceniodawcę o środkach jakie podjął, żeby ustosunkować się do wezwania. Z kolei zleceniodawca z Francji relacjonuje właściwym organom o biegu sprawy.

Jeśli kontrahent nie ureguluje należności pracownikom, musi to zrobić zleceniodawca wraz z pracodawcą. Dotyczy to wszystkich pracowników i świadczeń, również składek i opłat społecznych, jeśli pracownicy podlegają pod francuski system zabezpieczenia społecznego. Jeśli pracownicy nie otrzymają wynagrodzenia również od pracodawcy, otrzymają powiadomienie o przysługujących im prawach. W takiej sytuacji kierowcy mogą się zwrócić się do Sądu Pracy w celu odzyskania należnych kwot.

Warunki zakwaterowania pracowników delegowanych do Francji

Za warunki zakwaterowania odpowiadają zleceniodawcy i wykonawcy. Pracownicy nie mogą mieszkać w lokalach o warunkach uwłaczających ludzkiej godności, czyli z poważnymi brakami komfortu, czystości, bez ochrony i prywatności.

W przypadku wykrycia uchybień, zleceniodawca na pisemny wniosek funkcjonariusza organu kontrolnego jest zobowiązany do wezwania pracodawcę do natychmiastowego dostosowania się do wymogów. Zleceniodawca musi poinformować funkcjonariusza urzędu kontrolnego o sytuacji i przebiegu sprawy w ciągu 24 godzin od wezwania.

W przypadku, kiedy pracodawca nie dostosuje się do nakazu zmiany warunków zakwaterowania pracowników delegowanych, zleceniodawca jest zobowiązany do zapewnienia nowego lokalu w warunkach spełniających wszystkie normy prawny, BHP oraz higieny.

Kary za niedopełnienie obowiązków przez zleceniodawcę z Francji

Niedopełnienie powyższych obowiązków jest surowo karane. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, zakres i wysokość kar są następujące:

• Nieznajomość obowiązków dotyczących sprawdzania formalności, których musi dopełnić kontrahent z Polski, skutkuje otrzymaniem grzywny w wysokości 4 tys. euro za każdego oddelegowanego pracownika oraz 8 tys. euro w przypadku recydywy.
• Za brak złożonej deklaracji przed oddelegowaniem DIRECCTE może zawiesić świadczenie usług przez zleceniodawcę na okres jednego miesiąca.
• Kara zawieszenia świadczenia usług grozi również w przypadku częściowego lub całkowitego braku zapłaty minimalnego wynagrodzenia pracownikom oraz niegodziwych warunków zakwaterowania.
• Za niedopełnienie obowiązków zachowania czujności w zakresie przestrzegania podstawowych przepisów prawa pracy grozi kara w wysokości 1,5 tys. euro.

W przypadku przedsiębiorców zatrudniających ponad 300 pracowników, spóźnienie się lub przedstawienie niekompletnego bilansu społecznego spółki jest traktowane jako niedopełnienie tego obowiązku i stanowi przestępstwo utrudniania funkcjonowania komitetowi społecznemu. Grożą za to następujące kary:

• pozbawienie wolności do jednego roku,
• 7,5 tys. euro grzywny.

W przypadku przedsiębiorców zatrudniających poniżej 300 pracowników, przedsiębiorcy muszą załączyć do rejestru personelu kopie deklaracji o delegowaniu. W danym przypadku za uchybienia grozi kara w wysokości 750 euro.

Obowiązki względem agencji pracy z siedzibą poza Francją

Zleceniodawca, posiadający siedzibę we Francji i korzystający z usług agencji pracy tymczasowej z siedzibą poza terytorium Francji, jest zobowiązany do poinformowania takiej agencji o przepisach i zasadach, dotyczących wynagrodzenia pracowników oddelegowanych.

Zleceniodawca, który nie posiada siedziby we Francji, ale korzysta usług agencji zatrudnienia tymczasowego, która również nie posiada siedziby we Francji, również jest zobowiązany do dostarczenia informacji o przepisach mających zastosowanie do jej pracowników.

>>> Więcej o tym, jakie informacje należy przekazać.

Obowiązki dla firmy delegującej pracowników do Francji

Przypomnijmy - dla przedsiębiorców, którzy regularnie współpracują z podmiotami na terenie Francji, wymagane jest uzyskanie zgód i dokumentów, a także dostarczenie odpowiednich pism do organów administracyjnych. Obowiązkiem każdego pracodawcy powinno być sporządzenie deklaracji SIPSI oraz wyznaczenie reprezentanta, który posiada odpowiednie kwalifikacje do pełnienia roli mediatora pomiędzy władzami francuskimi a zagranicznym właścicielem firmy.

Najważniejszym obowiązkiem dla firmy delegującej pracowników do Francji jest zapewnienie odpowiednich stawek wynagrodzenia osobom delegowanym zgodnie z ich kwalifikacją zawodową pracownika oraz układami pracy, właściwymi dla danego regiony. Ponadto podmiot delegujący musi zapewnić pracownikom odpowiednie warunki zakwaterowania.

Każdy zleceniodawca z Francji może ubiegać się o dostarczenie kopii potwierdzenia odbioru deklaracji SIPSI oraz oświadczenia na honor, które potwierdza uiszczenie wszystkich kar pieniężnych nałożonych na przedsiębiorcę przez francuską Inspekcję Pracy. Ponadto wymagane jest podanie prawidłowych i dokładnych danych firmy, które mogą być sprawdzane przez odpowiednie organy władzy. Do niezbędnych informacji należą między innymi stawka godzinowa przyznawana pracownikowi na czas delegacji oraz numer VAT zleceniodawcy.

Na koniec warto wspomnieć, że wraz ze zmianami w prawie francuskim, inspektorzy posiadają o wiele większy autorytet i mogą zażądać wielu informacji, które wcześniej mogły pozostać prywatne, więc zaleca się zwiększoną ostrożność podczas zapowiedzianej lub niezapowiedzianej kontroli.

Fot. Freepik.com