Przykłady skutecznych praktyk przy zgłaszaniu kierowców do delegowania

Zmiany w przepisach dotyczących delegowania kierowców w Unii Europejskiej wymusiły na przewoźnikach dostosowanie procedur do nowych wymogów Pakietu Mobilności. Obecnie zgłaszanie kierowców odbywa się wyłącznie przez system IMI (z wyłączeniem kierowców do 3,5 T delegowanych do Francji, gdzie obowiązuje nadal system SIPSI), zastępując wcześniejsze krajowe platformy zgłoszeniowe. Prawidłowe wdrożenie nowych zasad wymaga od firm transportowych nie tylko znajomości przepisów, ale także skutecznych praktyk organizacyjnych, które ułatwią spełnienie obowiązków administracyjnych i zapewnią bezproblemowy przebieg kontroli.

Zgłaszaniu kierowców w systemie IMI

Aby uniknąć problemów wynikających z błędnych lub niepełnych zgłoszeń, firmy transportowe powinny wdrożyć uporządkowany system rejestrowania delegowanych kierowców. Przede wszystkim kluczowe jest prowadzenie aktualnej bazy danych pracowników, zawierającej wszystkie niezbędne informacje, takie jak dane osobowe kierowcy, numer karty kierowcy, numer rejestracyjny pojazdu, który prowadzi aktualnie kierowca, daty rozpoczęcia zatrudnienia oraz obowiązujące prawo pracy. Ułatwia to szybkie wprowadzanie wymaganych danych do systemu IMI, minimalizując ryzyko błędów.

Dobrym rozwiązaniem jest wykorzystanie gotowych szablonów formularzy, które pozwalają na zbiorcze przesyłanie danych do systemu IMI. Eksportowanie informacji w formie plików Excel ułatwia automatyzację procesu i redukuje ryzyko pominięcia istotnych szczegółów. Istotne jest także regularne aktualizowanie informacji, zwłaszcza w przypadku zmiany pojazdu, numerów rejestracyjnych lub czasu trwania delegowania.

Jakie dokumenty powinien posiadać kierowca podczas delegowania?

Skuteczna organizacja delegowania kierowców to nie tylko poprawne zgłoszenie kierowcy w systemie IMI, ale także dbałość o zgodność dokumentacji przewozowej podczas kontroli drogowych. Kierowcy powinni mieć przy sobie kopię deklaracji delegowania (kod QR), dokumentację przewozową, taką jak e-CMR, oraz zapisy tachografu potwierdzające ich trasę. Najlepszą praktyką jest posiadanie dokumentów zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, co pozwala uniknąć problemów w przypadku utraty lub uszkodzenia wydruków.

Dodatkowo, w przypadku kontroli, przedsiębiorstwa transportowe powinny przesyłać regularnie wymagane dokumenty za pośrednictwem systemu IMI w terminie nie dłuższym niż osiem tygodni od żądania organu kontrolnego. Aby zapewnić bezpieczny i sprawny przebieg kontroli i komunikację w języku francuskim, zachęcamy do skorzystania z dedykowanej usługi Opiekuna Prawnego IMI:

W ramach usługi Opiekuna Prawnego IMI oferujemy: 

• pomoc we wszelkich bieżących kontrolach na drodze,  
• udzielanie odpowiedzi na pisma kontrolne oraz opinie prawne,  
• przygotowanie odwołań od decyzji funkcjonariuszy służb francuskich w ramach przepisów Loi Macron, 
• udostępnienie wzorów kompletnej dokumentacji obowiązującej podczas delegowania pracowników do Francji, 
• przygotowanie odwołań od mandatów za wykroczenia komunikacyjne, kabotaż, wypadki, naruszenia prawa UE, przemyt itp., 
• pomoc w niespodziewanych zdarzeniach losowych (kradzieże, awaria auta, choroba kierowcy, wypadek, telefoniczna interwencja w j. francuskim).  

Dlaczego warto przekazać kontakt z organami kontroli profesjonalistom? 

Niespodziewane kontrole i zdarzenia losowe mające miejsce podczas pracy kierowcy często wymagają eksperckiej porady z zakresu prawa, wymaganej dokumentacji oraz przygotowania odpowiednich pism. Dzięki właściwej argumentacji podczas kontroli we Francji i krajach francuskojęzycznych, wielokrotnie udało się nam zmniejszyć karę administracyjną za naruszenia kierowców o kilka tysięcy euro. Jednocześnie nasi eksperci pomagają w przygotowywaniu dokumentacji kadrowej (rozliczanie wynagrodzeń, dodatki z tytułu oddelegowania, czas pracy), aby nie wykazała ona żadnych uchybień w zakresie obowiązującego prawa pracy na terenie danego kraju.